Habilidades de liderazgo: Gestión de Reuniones

Habilidades de liderazgo: Gestión de Reuniones

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Resumen:
En este artículo vamos a ver cómo los líderes deben preparar y gestionar reuniones con el equipo directivo, a fin de garantizar que las reuniones de contribuir positivamente a las estrategias de la organización.


Palabras clave:
el aprendizaje a distancia, el liderazgo, habilidades de gestión, negocios, cursos, HND, HNC, Proyecto, diploma, fundación, DMS, CMS, estudios, grado, postgrado, certificados,


Cuerpo del artículo:
Analizar las necesidades a nivel estratégico reuniones, por: teniendo en cuenta la orientación estratégica y los objetivos, y los altos objetivos operacionales, determinar una estructura adecuada de las reuniones para satisfacer la comunicación y la toma de decisiones las necesidades en estas áreas. Evaluar las actuales reuniones de estructura, mediante: el análisis de la estructura actual y el formato de las reuniones de alto nivel: identificación y evaluación de la frecuencia, el formato, la asistencia y resultados de las reuniones en curso; comparar estos resultados con las necesidades identificadas en la etapa anterior. Estas dos etapas son fundamentales. En todos los ámbitos, y en todos los niveles, los líderes de las organizaciones no deben permitir que el statu quo a permanecer en su lugar sin una evaluación periódica y rigurosa contra los actuales y los objetivos previstos. Lo mismo es cierto de reuniones de alto nivel. La asistencia, el formato, la frecuencia, y los resultados deben ser evaluados regularmente para asegurarse de que cumplen las necesidades de la dirección estratégica y objetivos actuales.

Establecer reuniones de estructura aprobada, por: informar y discutir los cambios propuestos con todas las partes interesadas de alto nivel, acordar y aplicar la formación que proporcionan revisada o nueva estructura para las nuevas funciones y enfoques, según sea necesario. Cambio del marco vigente y el formato de las reuniones de alto nivel, inevitablemente provocar alguna perturbación y, posiblemente, algunos de los conflictos. Sin embargo, es esencial que la organización cuenta con estructuras y procesos, en todos los niveles y en todos los ámbitos de actividad, que apoyan y contribuyen a la orientación estratégica adoptada por la organización. Las reuniones son una parte clave de la comunicación, gestión de la información y la toma de decisiones, y por lo tanto debe ser configurado y gestionado para satisfacer las necesidades de estas funciones. Las dificultades que el cambio en esta zona incluye, debe ser tratado y superado.

La planificación de reuniones para el líder, por: debatir y acordar con sus colegas, en su caso, el objetivo de la reunión, decidir sobre la finalidad de la reunión, el establecimiento de objetivos claros y precisos, como los resultados de la reunión, decidir sobre quién debe asistir, aunque esto podría ser una lista por defecto aún es necesario revisar esta regularidad, establecer una fecha apropiada, la hora y el lugar del encuentro, de nuevo un defecto puede aplicar, pero deben revisarse periódicamente, emitir un programa para todos los participantes y a todos los demás interesados, información de apoyo en cuestión de tiempo para que los participantes se familiaricen con él; organizar debates de las reuniones pre-si es necesario, garantizar que las disposiciones administrativas necesarias se harán, la participación de concluir su preparación personal. Planificación de reuniones para los participantes, que velar por que todos los participantes sean conscientes de su obligación de prepararse profesionalmente para la reunión, asegurando que los participantes cuenten con toda la información necesaria para que puedan contribuir eficazmente a la reunión, los preparativos para una reunión previa los debates con los participantes con intereses particulares o necesidades en relación con la reunión, se adapta el programa a tener en cuenta las legítimas necesidades específicas de los participantes individuales. A fin de que cada reunión es eficaz, la planificación es la etapa más importante. Como con todas las actividades principales, la preparación adecuada es la clave del éxito. Incluso las reuniones regularmente programadas deben estar preparados para en la forma descrita anteriormente. La razón más común para las reuniones regulares de perder su credibilidad y su influencia es que cada reunión no se da suficiente atención individual. El propósito, los resultados deseados, los asistentes, el formato, frecuencia, tiempo, lugar, todos deben ser revisados regularmente. El líder debe asegurarse de que cada reunión es gestionado profesionalmente y que su objetivo no se diluye por la falta de preparación, no por parte del líder o presidente, ni por parte de cualquiera de los asistentes.

Presidir las reuniones de manera efectiva, por: estar plenamente preparado, como se describe anteriormente; llegar con antelación para supervisar los últimos preparativos; bienvenida a los participantes a medida que llegan, a partir de la reunión en el plazo convenido, la introducción de nuevos participantes; resumiendo el formato de la reunión, reiterando el propósito del reunión; reiterando el orden del día, la formación y el control de la naturaleza y dirección de los debates sobre cada tema del programa, asegurando que cada participante se anima a contribuir de manera apropiada, manteniéndose lo más objetiva posible, que resume los progresos y decisiones, a intervalos apropiados, la gestión del tiempo dedicado a cada tema del programa y, en general, la revisión de los puntos clave de discusión y las decisiones tomadas; confirmando individual y colectiva las acciones de seguimiento, agradeciendo a los participantes por sus contribuciones; recordando a los participantes de la próxima reunión; cerrar oficialmente la reunión. Al tomar el papel de la Presidencia, el líder es muy visible, y la manera en que gestionan la reunión será juzgado por los participantes y el aumento o en detrimento de su opinión de las capacidades del líder. Por esta razón, el líder debe asegurarse de que cuando personalmente en las reuniones de la silla, lo hacen en una empresa profesional, pero de manera justa. Aunque se podría argumentar que el Presidente de una reunión debe seguir siendo imparcial y actuar como un mero facilitador, esto no es posible cuando el Presidente es también el líder, o uno de los líderes de la organización. Sin embargo, cuando actúe como Presidente, el líder debe hacer todo lo posible para facilitar de manera eficaz, al tiempo que la presentación de sus propios puntos de vista cuando sea apropiado. Un papel difícil, pero que debe llevarse a cabo bien.

Realizar un seguimiento eficaz, que velar por que todos los puntos clave de discusión, las cuestiones planteadas, las decisiones tomadas, las acciones acordadas, se registran con precisión, la distribución de las actas de las reuniones de los participantes, solicitando los planes de acción de los participantes que han acordado adoptar medidas de seguimiento, la vigilancia los avances en las acciones de seguimiento, la obtención de retroalimentación de los participantes sobre su punto de vista de la eficacia de la reunión; ajustar el enfoque de las futuras reuniones cuando sea necesario.

En resumen: si bien la gestión de reuniones a alto nivel puede parecer técnicamente sencilla, estas reuniones juegan un papel crítico en el proceso estratégico de nivel de comunicación y, si es ineficaz dañará seriamente la calidad de esta actividad. Además, las reuniones mal gestionadas pueden dañar las relaciones entre el jefe (s) y el equipo y entre los miembros del equipo. El objetivo de las reuniones de la alta dirección son informar, discutir, hacer y confirmar el apoyo a las decisiones, y estoy de acuerdo continuo apoyo, o cambios en, la dirección estratégica de la organización. El papel del líder es asegurarse de que estas reuniones se planifican y gestionan de manera eficaz, son productivos en términos de resultados, y contribuir a mantener la calidad de las comunicaciones en el nivel superior.